Mehr Überblick im AktenbestandStadtverwaltung Thale
Die Papieraktenverwaltung und das Archiv der Stadtverwaltung Thale liegen in der Verantwortung der Archivarin Frau Löser.
Hintergrund
Abzugebende Papierakten wurden von den Fachbereichen bisher mit einem manuell erstellten Deckblatt an das Archiv übergeben. Zusätzlich übertrug die Archivarin diese Daten in ein Ablieferungsverzeichnis und vergab eine fortlaufende Nummer. Dieses Verzeichnis wurde in zweifacher Form gedruckt und jeweils im Archiv und in der abgebenden Stelle (Fachbereich) in einem Ordner abgelegt. Bei Bedarf einer Akte im Fachbereich erfolgte die zeitaufwändige Suche nach dem Vorgang in den Ablieferungsnachweisen. Die Entnahme von Akten ist durch die Archivarin auf Ausleihscheinen dokumentiert worden.
In den einzelnen Büros der Fachbereiche entstehen Akten der laufenden Verfahren. Diese Schriftgutablage kommt ca. 2 Jahre nach Abschluss des Verwaltungsvorganges in das Verwaltungsarchiv, danach erfolgte eine Registrierung und Ablage nach Aktenplan. Dadurch musste im Archiv immer Platz für die kommenden Unterlagen frei gehalten werden.
Zusätzlich gab es bisher für die Schriftgutablage keine Übersicht der vorhandenen Akten. Sie wurden erst nach Übergabe an das Archiv notiert. Wunsch der Archivarin war, dass die Akten bereits im Fachbereich mit Angaben zu Inhalt und dem aktuellen Standort erfasst werden.
“Ich kann die Akten nun fortlaufend stellen und muss nicht mehr auf eine bestimmte Zuordnung achten. Da der Lagerort direkt angezeigt wird, verkürzt sich die Zeit für das Heraussuchen der Akten oder der Informationen, wer welche Akte gerade ausgeliehen hat. Auch verringerte sich unser Papierverbrauch, da die Ablieferungsverzeichnisse und Ausleihscheine komplett entfallen. Das Programm ist einfach in der Anwendung und leicht verständlich und mit dem Modul eArchiv kann ich zu den aufgeführten Akten auch digitale Anhänge hinzufügen.”
Mit LagerScout finden Sie schnell und einfach, was Sie suchen.
Die Hauptanforderung an eine Lösung bestand darin, eine komplette Übersicht über alle Papierakten im Verwaltungsbereich zu erhalten. Zusätzlich sollte mit der Nutzung von fest definierten Lagerorten eine optimale Platzauslastung im Archiv gewährleistet sein.
Mit LagerScout finden Sie schnell und einfach, was Sie suchen.
Nach fachgerechter Beratung kam die Software LagerScout zum Einsatz. Die von der Stadtverwaltung Thale definierten individuellen Anforderungen, wie z. B. die Verwendung der bisherigen Suchbegriffe wurden eins zu eins übernommen. Schließlich haben sich alle Mitarbeiter an die Begriffe über Jahre gewöhnt. Über ein sehr einfach zu bedienendes Web-Interface können sich Mitarbeiter in den einzelnen Fachbereichen mit ihrer persönlichen Kennung anmelden und ihre Erfassung oder Recherche selbständig durchführen.
Damit sehen sie sofort, ob eine benötigte Akte im Archiv ist, oder wo sie sich im Umlauf befindet. Die Benutzeranmeldung erlaubt eine Rechtevergabe und das Ein- und Ausblenden von Akten, die nur bestimmten Nutzerkreisen vorbehalten sind (Personal, Datenschutz).
Vorbereitung
Akten werden nun direkt im Fachbereich in der Software LagerScout erfasst und mit Details wie Aktentitel, Fachbereich, Standort, Aufbewahrungsfrist versehen. Alle Mitarbeiter wurden sensibilisiert, zu archivierende Akten mit möglichst genauen Inhaltsangaben zu pflegen, um diese künftig schnell zu finden.
Anschließend wird wahlweise ein Aktendeckblatt oder ein Ordnerrückenschild erzeugt, gedruckt und an die jeweilige Akte angebracht. Diese enthält die eingegebenen Aktendetails, sowie eine Aktennummer als Zahl und einen Barcode. Nach Abschluss des Verwaltungsvorganges wird die Akte in das Archiv übergeben. Die Zuordnung zu einem Lagerort erfolgt einfach mittels Scannen des Barcodes „Lagerstellplatz“ und danach des Barcodes auf der „Akte“.
Aktensuche
Jeder Fachbereichsmitarbeiter kann nun in LagerScout seine benötigten Akten selbständig suchen und anfordern. In der Suchfunktion wird dem Benutzer, über ein Ampelsystem, die Verfügbarkeit der gesuchten Akte angezeigt. Bei der Aktenanforderung wird im Hintergrund automatisch eine E-Mail generiert, welche an den Archivverantwortlichen gesendet wird. Lästiges Suchen, Nachfragen etc. entfallen.
Aktenentnahme / Aktenrückgabe
Für die Aktenentnahme ist die Archivarin Frau Löser verantwortlich. Die Entnahme erfolgt durch Scannen des Barcodes an der Akte und wird durch die Eintragung des Namens vom Leihenden ergänzt. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, eine Leihfrist einzutragen. Auf Knopfdruck kann eine Liste mit ausgeliehenen Akten angezeigt werden. Dadurch entsteht Transparenz im Aktenbestand über den Verbleib der Akte.
Die Rückgabe der Akte in das Archiv organisiert LagerScout sehr einfach. Mit Scannen des Barcodes der Akte wird der Lagerort angezeigt. Durch diese Info aus der Software kann Frau Löser die Akte mit geringsten Aufwand wieder an den ursprünglichen Platz im Archiv bringen. Die Akte ist nun für jeden Anwender wieder verfügbar.
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