Lager
Mehr Überblick im AktenbestandStadtverwaltung Nauen
Die Stadt Nauen verfügt über eine reine Aktenregistratur. Bisher wurden die Papieraktenbestände von einer Mitarbeiterin aufwendig in Excel verwaltet.
Hintergrund
Ab 2016 sollte diese Verwaltung, mit Ausnahme der Annahme und der Ausgabe von Akten, zeitsparend auf alle Fachbereiche umgelegt werden. Hierbei sollen alle Mitarbeiter wieder sensibilisiert werden, zu archivierende Akten mit möglichst genauen Inhaltsangaben zu pflegen, um diese künftig schnell zu finden. Darüber hinaus war es Ziel, den Prozess der Aktenanforderung deutlich zu vereinfachen.
„LagerScout entspricht dem, was die Stadt Nauen schon seit längerer Zeit gesucht hat. Eine einfache, praktikable Software, die die alte Exceltabelle ohne großen Aufwand ersetzt und dies ohne, dass zu dessen Bedienung ein umfangreiches Schulungsprogramm notwendig ist. […] Mit Einführung von LagerScout reduziert sich bei der Stadt Nauen, neben dem eingesparten Papier für Entnahme und Bestandszuführung von Akten, der manuelle Verwaltungsaufwand in der Registratur deutlich […].“
Mit LagerScout finden Sie schnell und einfach, was Sie suchen.
Die Registratur wurde immer nebenbei gepflegt. Der Arbeitsablauf gestaltete sich so, dass die Registraturverantwortliche, Frau Zimmermann, die Akten aus den Fachbereichen mit teils geringen Informationen, verpackt in Archivboxen, zur Aufbewahrung bekommen hat. Die mitgeteilten Akteninhalte wurden von Frau Zimmermann in einer Excel-Tabelle übernommen und gleichzeitig eine fortlaufende Nummerierung vergeben. Der künftige Lagerstandort (Raum, Regal) wurde ebenfalls in dieser Excel-Tabelle hinterlegt. Hierdurch entstand über Jahre hinweg ein kaum zu rechtfertigender und nicht mehr zeitgemäßer Verwaltungsaufwand (z.B. Inhaltsangabe in Papierform durch den Fachbereich und nochmalige Eintragung in Excel/Doppelablagen der Einlieferungsnachweise und Kassationsbestätigungen). Die Aktenanforderung erfolgte auf Zuruf der Fachbereiche und wurde mittels Aus- und Einlieferungsformularen nachgewiesen und durch Frau Zimmermann gewissenhaft aber aufwendig dokumentiert. Auch diese Verfahrensweise und die eingeschränkten Suchfunktionen von Excel sowie dessen Fehleranfälligkeit verursachten einen unverhältnismäßig hohen manuellen Aufwand, den es galt zu minimieren. In absehbarer Zeit wird die Registraturverantwortliche in den wohlverdienten Ruhestand gehen und eine Umstrukturierung der entsprechenden Stelle erfolgen. Somit kam die Präsentation der Software LagerScout gerade zum richtigen Zeitpunkt, um die Registratur neu zu organisieren und Verfahrensabläufe zu optimieren.
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Bewährtes wurde erhalten und die von der Stadtverwaltung Nauen in der Excel-Tabelle hinterlegten Daten/Suchbegriffe eins zu eins übernommen. Über ein sehr einfach zu bedienendes Web-Interface können sich die Mitarbeiter in den einzelnen Fachbereichen mit ihrer persönlichen Kennung anmelden und ihre Erfassung oder Recherche selbständig durchführen. Die Benutzeranmeldung erlaubt zudem eine Rechtevergabe und das Ein- und Ausblenden von Akten, die nur bestimmten Nutzerkreisen vorbehalten sind (Personal, Datenschutz). Die Stadt Nauen verfügt über kein eigenes Archiv im Sinne des Archivgesetzes, sondern über eine reine Aktenregistratur. Bisher wurden die Papieraktenbestände von einer Mitarbeiterin aufwendig in Excel verwaltet.
Vorbereitung
LagerScout ist eine von Zöllner selbst entwickelte Software. Sie ist das Ergebnis jahrzehntelanger Erfahrung mit der Organisation, Systematisierung und Verwaltung von Dokumenten. Bereits vorhandene Exceldaten konnten in LagerScout importiert werden. Neue Akten werden nun direkt durch Mitarbeiter der Fachbereiche in LagerScout erfasst und mit Details wie Aktentitel, Fachbereich, Standort und Aufbewahrungsfrist versehen. Anschließend wird ein Aktendeckblatt und ein Ordnerrückenschild erzeugt und gedruckt. Das Deckblatt wird vor die Akte geheftet. Das Ordnerrückenschild wird an den Archivkarton angebracht. Beide Varianten enthalten die eingegebenen Aktendetails, sowie die Aktennummer als Zahl und einen Barcode
Aktensuche
Jeder Mitarbeiter eines Fachbereiches kann nun in LagerScout seine benötigten Akten suchen und anfordern. In der Suchfunktion bekommt der Benutzer über Statussymbole die Verfügbarkeit der gesuchten Akte angezeigt. Eine verfügbare Akte kann dank des Software-Moduls „Aktenanforderung“ direkt aus der Software angefordert werden. Hierbei wählt der Mitarbeiter des Fachbereiches den Button „Akte anfordern“. Im Hintergrund wird eine E-Mail generiert, welche an den Registraturverantwortlichen (mit dem Recht der Aktenausgabe) gesendet wird. Dieser kann nun die jeweilige Akte aus dem Archiv entnehmen und bereit stellen.
Aktenentnahme / Aktenrückgabe
Die Entnahme führt ein von der Verwaltung definierter Mitarbeiter durch. Hierbei wird der Barcode an der Akte gescannt und in der Software LagerScout der Name des Leihenden eingetragen. Zusätzlich kann auch eine Leihfrist eingegeben werden. Somit wird auf Knopfdruck eine Liste mit ausgeliehenen Akten angezeigt. Dadurch ist jederzeit ein Überblick über den Verbleib der Akten gewährleistet. Bei Rückgabe der Akte in die Registratur wird der Barcode der Akte gescannt und der Lagerort angezeigt. In der Software LagerScout ist die Akte wieder als verfügbar dargestellt. Die Einlagerung an den Registraturstandort erfolgt durch einen verantwortlichen Mitarbeiter der Stadtverwaltung Nauen.
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