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Mehr Überblick im BestandKreis- & Stadtsparkasse Kaufbeuren

Die Kreis- und Stadtsparkasse Kaufbeuren suchte nach einer Lösung zum schnellen Auffinden von Dokumenten und Akten der Kreditabteilung. Gefragt war ein System für eine zentrale Lagerung der Aktenbestände, das auch die Ortung im Umlauf befindlicher Unterlagen ermöglicht.

Hintergrund

Wer sucht, der findet, heißt es bereits in der Bibel. Doch in großen, dokumentationsintensiven Unternehmen mit hunderttausenden von Unterlagen braucht es schon deutlich mehr als nur guten Willen, um einen schnellen Zugriff auf alle nötigen Dokumente sicherzustellen: Einen systematischen Ansatz und eine durchdachte, leistungsfähige Software.

„Wir schätzen die einfache und selbsterklärende Bedienung, sowie die stabile Alltagstauglichkeit. Dank LagerScout entsteht fast kein Aufwand mehr in unserer Sparkasse für das Suchen nach Kreditakten. Das entlastet die Mitarbeiter und ermöglicht Freiraum für wichtigere Aufgaben.“

Winfried Kucis
Kreis- und Stadtsparkasse Kaufbeuren

Mit LagerScout finden Sie schnell und einfach, was Sie suchen.

Bis zur Einführung der Zöllner-Lösung wurden die Akten der Kreditabteilung dezentral aufbewahrt. Sie standen im ganzen Haus verteilt in den Büroräumen der zuständigen Mitarbeiter. Entsprechend zeitaufwendig gestaltete sich die Suche nach Dokumenten. Das zeigte sich vor allem dann, wenn ein Mitarbeiter auf eine Akte zugreifen wollte, die zur gleichen Zeit von einem Kollegen bearbeitet wurde. Dann befand sich diese auf dem entsprechenden Schreibtisch und nicht am vermuteten Standort in der Registratur. In einem solchen Fall gab es keine Möglichkeit für systematische Recherchen: Es konnte nicht ermittelt werden, wo sich die gesuchten Dokumente befanden bzw. welcher Mitarbeiter sie gerade entnommen hat. Noch schwieriger gestaltete sich die Suche, wenn ein Mitarbeiter kurzfristig erkrankte und sich die gesuchten Unterlagen an seinem Arbeitsplatz befanden.

Nach einer detaillierten Analyse waren sich die Verantwortlichen der Kreis- und Stadtsparkasse Kaufbeuren einig: Hier besteht Handlungsbedarf. Schließlich verdankt das Institut seinen hervorragenden Ruf der intensiven Beratung und Betreuung seiner Kunden – da bleibt keine Zeit für aufwendige Recherchen. LagerScout ist die optimale Lösung.

Mit LagerScout finden Sie schnell und einfach, was Sie suchen.

Mit der in Kaufbeuren realisierten LagerScout-Komplettlösung werden alle Anforderungen erfüllt. LagerScout ermöglicht ein einfaches Finden der gewünschten Mappe bzw. gibt Auskunft, wo sich diese derzeit im Umlauf befindet. Der Zeitpunkt für die Umsetzung war ideal: Bei Umbaumaßnahmen wurde in der Sparkasse ein Rollregallager mit ca. 800 Lagerplätzen für ca. 10.000 bis 20.000 Hängemappen aufgebaut. Alle Akten wurden aus der dezentralen Aufbewahrung in eine zentrale Lagerung überführt.

So funktioniert’s
Jede Hängemappe, ob aus dem Bestand oder zu einem aktuellen Vorgang, wird mit einem Barcode versehen. Damit ist die eindeutige Zuordnung der Kreditmappen zu ihrem Lagerort gegeben. Individuelle Suchbegriffe ermöglichen eine Verschlagwortung, die sich dem Ablage- und Suchverhalten in dieser speziellen Umgebung anpasst.

Die hohe Akzeptanz von LagerScout bei den Mitarbeitern verdankt sich auch dem geringen Einarbeitungsaufwand: Bewährte Routinen können übernommen werden und die Mitarbeiter sind binnen kürzester Zeit mit der Handhabung vertraut.

Neue Auszubildende gehen aufgrund der intuitiven Bedienung schnell und spielerisch mit dem LagerScout um.

Eine für alles – die Komplettlösung

LagerScout ist eine von Zöllner selbst entwickelte Software. Sie ist das Ergebnis jahrzehntelanger Erfahrung mit der Organisation, Systematisierung und Verwaltung von Dokumenten sowie Dokumentenlogistik. Seine volle Leistungsfähigkeit entfaltet die Software eingebettet in ein Komplettsystem, wie es auch in der Kreis- und Stadtsparkasse Kaufbeuren zum Einsatz kommt. Es besteht aus Medienschrank, PC-System, Barcodescanner- und Drucker und ist autark im Lagerbereich aufgestellt. Im Interesse der Datensicherheit funktioniert LagerScout komplett außerhalb der Sparkassen-IT. LagerScout eignet sich auch hervorragend für Bestandsarchive und jedes Lager, in dem Sie gern und schnell finden möchten.

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