Überblick im InventarDRK Kreisverband Lausitz e. V.
Der DRK Kreisverband Lausitz e.V. mit Sitz in Senftenberg übernimmt verschiedene gemeinnützige Aufgaben (z.B. Betrieb eines Seniorenwohnheims, Fahrdienst, Häusliche Krankenpflege) an diversen Standorten in den Landkreisen Oberspreewald-Lausitz, Spree-Neiße und Elbe-Elster.
Hintergrund
Hier ist es besonders wichtig, Prozesse zu vereinfachen und übersichtlicher zu gestalten, damit die Mitarbeiter sich Ihren eigentlichen Aufgaben widmen können.
Pflege, Lebenshilfe und soziales Engagement sind kein Beruf – sondern eine Lebenseinstellung. Hier ist es besonders wichtig, Prozesse zu vereinfachen, damit die Mitarbeiter sich Ihren Kernaufgaben Aufgaben widmen können.
Mit InventarScout gehören Listen und kompliziertes, manuelles Zählen der Vergangenheit an.
Inventar wurde angeschafft und von der Buchhaltung abgeschrieben. Wenn Inventargüter dann gesucht wurden, war diese Suche mitunter sehr aufwendig und nahm viel Zeit in Anspruch. Besonders auffällig zeigte sich dies bei der Durchführung einer Inventur. Eine Vereinfachung des Vorganges wurde notwendig.
Weiterhin gibt es für diverse Güter Prüffristen (z. B. Feuerlöscher, Brandschutztüren, elektr. Geräte), die eingehalten werden müssen. Diese Fristen wurden mithilfe mehrerer Exceltabellen kontrolliert, was umständlich und mit einer gewissen Fehlerquote behaftet war. Diese Problematik sollte direkt gelöst werden.
Die neue Softwarelösung muss die Mitarbeiter entlasten, damit diese sich um ihre Kernaufgabe – anderen Menschen zu helfen – kümmern können.
Auf dem Notebook des Facility Managements installierte Zöllner eine Einzelplatzlösung der Software InventarScout. Mithilfe dieser mobilen Lösung konnte in den Standorten Stück für Stück das bestehende Inventar aufgenommen werden. Alle aufgenommenen Inventargüter erhielten ein Barcode-Etikett.
Zusätzlich wurden alle Fristen der Prüfplaketten eingepflegt und Inventarlisten in den Räumen platziert.
Vorbereitung
InventarScout ist eine von Zöllner entwickelte Softwarelösung. Sie ist das Ergebnis jahrzehntelanger Erfahrung mit der Organisation, Systematisierung und Verwaltung von Inventarobjekten und Prüffristen. Vorhandene Räumlichkeiten werden durchnummeriert, im InventarScout eingepflegt und erhalten dann einen Barcode. Auch das vorhandene Inventar wird mit einem Barcode-Etikett versehen. Dieses enthält ebenso eine fortlaufende Inventarnummer (Objekt-ID) und die Firmenbezeichnung. Die Etiketten sind außerdem nicht ablösbar und manipulationssicher, sodass das Eigentum zusätzlich geschützt ist. Nun wird jeder Gegenstand durch Scannen des Barcode-Etikettes erfasst und dem entsprechenden Raum, ebenfalls durch Scannen, zugeordnet. Die regelmäßige Kontrolle & Pflege (Aktualisierungen) des Inventars ist nun wesentlich einfacher.
Suchen & Finden!
InventarScout reduziert den Zeitaufwand für die Suche und das Auffinden von Inventarobjekten. Wird ein bestimmtes Inventarobjekt in InventarScout gesucht – so gibt die Software die genaue Position nach Ort, Gebäude und Raum aus.
Standortwechsel von Inventarobjekten
Auch bei einem Standortwechsel des Objektes genügt ein einfaches Scannen von Objekt-Barcode und Raum-Barcode, um das Objekt neu zuzuordnen.
Inventurfunktion
Die jährliche Inventur vereinfacht sich, da mit InventarScout Objektlisten ausgegeben werden können und während der Inventur lediglich die Raum-Barcodes und die Objekt-Barcodes gescannt werden müssen. Fehlen dabei Objekte, muss nicht lang heraussortiert und gesucht werden, welche dies sind: InventarScout fertigt auch eine Liste von Objekten an, die nicht in der Inventur aufgenommen worden sind.
Laufzeiten von Prüfplaketten
Prüfpflichtige Inventarobjekte können aufgelistet und nach nächstem Prüfdatum sortiert werden. Auf diese Weise wird kein Prüftermin mehr vergessen.
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